- Zeitmanagement -

Nun haben wir schon wieder Dezember. Noch immer sind nicht alle Weihnachtsgeschenke eingekauft (oder gebastelt). Auf Arbeit hat man vermutlich auch noch jede Menge zu erledigen, was bis zum Jahresendurlaub vollbracht sein sollte. Und wo verbringt man eigentlich die Festtage und auch den Jahreswechsel? Auch das will geklärt und organisiert sein. Und isses noch nicht. - Die "besinnliche" Vorweihnachtszeit dürfte der richtige Zeitpunkt sein, um effektives Zeitmanagement einzuführen. Besser wäre es natürlich, schon eher damit anzufangen, aber naja

Zeitmanagement zielt darauf ab, die verschiedenen Ziele und Aufgaben, die jemand hat, zeitlich unter einen Hut zu bringen. Dies schließt unbedingt auch die Einplanung von Erholungsphasen bzw. ganz allgemein von Phasen der Bedürfnisbefriedigung ein. Des weiteren werden vorhandene Ziele auch hinterfragt, denn es ist häufig so, dass persönliche Ziele in ihrer Gesamtheit unrealistisch sind und vieles letztlich unwichtig ist.

Eine Übersicht über eine ganze Reihe unterschiedlicher Methoden des Zeitmanagements liefert dieser Wikipedia-Artikel.

Ich möchte an dieser Stelle einmal die aus meiner Sicht wichtigsten Aspekte und damit verbundenen Techniken herausgreifen. Es geht ja beim Zeitmanagement auch nicht unbedingt darum, durch Zeitmanagement noch mehr Zeit zu verbrauchen. Allerdings ist eine gewisse zeitliche Investition in die Planung und Organisation von Abläufen notwendig, um die Zeit besser zu nutzen. Dazu ein "Witz" oder wie man das folgende auch nennen mag:

Ein Spaziergänger geht durch einen Wald und begegnet einem Waldarbeiter, der hastig und mühselig damit beschäftigt ist, einen bereits gefällten Baumstamm in kleinere Teile zu zersägen. Der Spaziergänger tritt näher heran, um zu sehen, warum der Holzfäller sich so abmüht, und sagt dann: "Entschuldigen Sie, aber mir ist da etwas aufgefallen: Ihre Säge ist ja total stumpf! Wollen Sie sie nicht einmal schärfen?" Darauf stöhnt der Waldarbeiter erschöpft auf: "Dafür habe ich keine Zeit - ich muss sägen!"

(Internetfundstück)

Es fängt natürlich damit an, dass man sich zunächst notiert, welche Aufgaben eigentlich anstehen. Es sind also Ziele zu formulieren, das Ganze möglichst konkret und mit Termin versehen. Ziele und Aufgaben sind dann in einen Terminkalender einzutragen. Die Betonung liegt auf ein Terminkalender, denn es ist wenig sinnvoll, mehrere Terminkalender zu führen oder vielleicht noch irgend eine Zettelwirtschaft zu betreiben - aufgrund des Risikos, dass man dann vielleicht doch einmal vergisst, etwas zu übertragen, und aufgrund des Aufwands beim Übertragen. - Ich selbst mache so etwas elektronisch mit Hilfe einer Excel-Datei, wobei ich außer den anstehenden Aufgaben auch die bereits abgearbeitete Aufgaben in einer zweiten Tabelle festhalte, falls ich später noch einmal wissen will, was ich wann gemacht habe.

Große, unübersichtliche Aufgaben sind dabei in Teilaufgaben und kleine, überschaubare Schritte aufzugliedern. - Darauf und auf die Bewältigung relativ großer und in der Zukunft zu erreichender Ziele werde ich allerdings noch einmal in einem gesonderten Beitrag eingehen.

Hat man die anstehenden Aufgaben notiert, so hat man den Kopf frei für andere Dinge und muss sich nicht ständig erinnern, dass man noch dieses und jenes tun muss und das auf keinen Fall vergessen darf.

Nun geht es daran, Prioritäten zu setzen, da alle persönlichen Ziele in ihrer Gesamtheit oftmals objektiv die zeitlichen Möglichkeiten überschreiten.

Eine schöne Technik ist die sogenannte Eisenhower-Methode, benannt nach dem US-amerikanischen General und späteren Präsidenten. Die individuellen Ziele werden dabei hinsichtlich ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit in insgesamt vier Gruppen eingeordnet, mit denen dann folgendermaßen verfahren wird:

1. Wichtige und dringliche Aufgaben werden sofort selbst bearbeitet.

2. Wichtige aber nicht dringliche Aufgaben werden in einen Zeitplan aufgenommen und später selbst bearbeitet.

3. Nicht allzu wichtige aber dringliche Aufgaben werden delegiert.

4. Nicht wichtige und auch nicht dringliche Aufgaben landen im Papierkorb.

Wobei natürlich nicht jeder die Möglichkeit hat, Aufgaben an andere zu delegieren. Allerdings... man könnte z.B. das Staubwischen und Staubsaugen in der eigenen Wohnung als nicht allzu wichtige aber dringliche Aufgabe ansehen... Hier könnte man beispielsweise eine weibliche Familienangehörige mit der Aufgabe betrauen, am Wochenende nur mal schnell die Blumen zu gießen, weil man vielleicht gerade unterwegs ist... ohne weitere Anweisung

Planung und das Setzen von leistungsbezogenen Zielen sind zwar wichtig. Allerdings sollten nur etwa 60 Prozent der Arbeitszeit fest verplant werden, so dass auch genügend Zeitraum zur Abarbeitung unvorhergesehener wichtiger Dinge besteht. Dabei ist auch daran zu denken, dass Menschen im allgemeinen Schwierigkeiten haben, den Zeitaufwand für eine große Anzahl von Aufgaben zu planen. Es ist daher erforderlich, zunächst einmal auf Basis von Erfahrungswerten den Zeitaufwand für jede Aufgabe einzeln zu schätzen und das Ganze dann mit Pufferzeiten zu addieren - und nicht nur grob insgesamt zu schätzen!

Es ist wichtig, in Abhängigkeit von der individuellen Leistungskurve auch Phasen der Erholung einzuplanen und auch solche Dinge wie etwa für eine Stunde spazieren zu gehen. Insbesondere bei geistig beanspruchenden Tätigkeiten dürfte sich das sehr positiv auf die nachfolgenden Leistungen auswirken. Dazu ist es sinnvoll, sich zunächst einmal zu beobachten, zu welchem Zeitpunkt man persönlich im Hinblick auf welche Aufgaben besonders leistungsfähig ist.

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Eine Methode, die verschiedene Aspekte integriert und sich v.a. auf die Tagesplanung bezieht ist die ALPEN-Methode von Lothar Seiwert. Die Anwendung dieser Methode setzt voraus, dass man täglich einige Minuten in die Vor- und Nachbereitung der anstehenden Aufgaben investiert und dabei folgende Dinge berücksichtigt:

A: Aufgaben, Aktivitäten und Termine in einen Tagesplan eintragen.

L: Länge, d.h. die voraussichtlich benötigte Zeit für jede Aufgabe einschätzen.

P: Pufferzeit einplanen (maximal 60 Prozent der Arbeitszeit fest verplanen).

E: Entscheidungen hinsichtlich der Priorität von Aufgaben, des Kürzens, Weglassens und Delegierens treffen.

N: Nachkontrolle der geplanten und tatsächlich erledigten Aufgaben (hat die Tagesplanung soweit funktioniert? welche unvorhergesehenen Dinge sind passiert und haben die Planung möglicherweise durcheinander gebracht?)

Die ALPEN-Methode darf übrigens auch von Personen eingesetzt werden, die nicht in Süddeutschland, Österreich, der Schweiz oder Norditalien wohnen

Wenn man trotz allem feststellen muss, dass man immer noch so viele Aufgaben zu bewältigen hat und eigentlich keine Zeit für Planung usw. blabla, so sollte man gerade einmal innehalten, sich vielleicht gerade eine Auszeit nehmen und folgende Fragen stellen.

Warum gerade ich? Warum gerade jetzt? Warum gerade so? Warum überhaupt?
Ein wichtiger Punkt dabei ist das Hinterfragen bisheriger Arbeitsabläufe (siehe auch das weiter oben erwähnte Beispiel mit dem Waldarbeiter).

Es kann in der Tat zeitraubend sein, wenn man nach dem ohne Plan absolvierten Großeinkauf noch einmal jeweils eine halbe Stunde für den Einkauf eines Stücks Butter, eines Brots oder von Taschentüchern aufwenden muss

Und es gehört auch dazu, bei zusätzlich übertragenen Aufträgen Nein sagen zu können. Was allerdings mancher auch erst lernen muss.

Über Selbstmanagement im Sinne der Beeinflussung des eigenen Verhaltens im Hinblick auf ein ganz bestimmtes Ziel und dabei hilfreiche Techniken (z.B. zur Vermeidung von Ablenkung und Überwindung von Motivationskrisen) werde ich dann noch einen gesonderten Beitrag schreiben. Und zu der Sache mit dem Nein-Sagen können vielleicht auch

Eingeordnet in: Psychologisches / Zum Nachdenken

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Bisher 5 Kommentare

1. Kommentar von Eveline gepostet am 02.12.2008 / 23:17 Uhr:
Ich sitz mitten in den ALPEN und du solltest dein Zeitmanegement etwas besser in den Griff bekommen, dein Post kommt viel zu spät - zumindest für dieses Jahr

Ich zieh mir das die nächsten Tage nochmal rein, heut Abend muss ich meine Zeit anders managen, da hat soviel Text keinen Raum mehr

Ich nehm mir was vor.... *erwischtfühle, immer der Dezember.... *seufz*)

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Ich bin leider nicht früher dazu gekommen, diesen Beitrag zu schreiben

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2. Kommentar von Trommlerin gepostet am 03.12.2008 / 11:45 Uhr:
Lieber Falk, wenn ich mir das jetzt alles durchlese, bringt das mein Zeitmanagement komplett durcheinander. Doch, ich komme mit meiner Organisation ganz gut zurecht. Schon vor Jahren hab ich mir angewöhnt auch Zeit für mich in der To-Do-Liste einzutragen und halte die Termine (meistens) ein.
Entschleunigtes Grüßle ~ T

Anmerkung des Webmasters: Danke für Deinen Kommentar

Wenn Dein Zeitmanagement schon allein durch das Lesen dieses Beitrags durcheinander kommt, dann hast Du offensichtlich keine Pufferzeiten eingebaut!

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3. Kommentar von katinka gepostet am 03.12.2008 / 12:19 Uhr:
Dein Artikel war so lang, das ich grad keine Zeit habe ihn mit der nötigen Sorgfalt zu lesen.
Ich weiß auch noch nicht ob ich ihn unter wichtig aber nicht dringlich
oder unter nicht allzu wichtig oder Nicht wichtig und nicht dringlich gleich in den ....
Nee,das mach ich nich ....
, dafür haste zuviel Zeit dafür geopfert ...
und wirklich Wichtiges mit Sicherheit links liegen lassen
... liebe Grüße katinka *kicha*

Anmerkung des Webmasters: Danke für Deinen Kommentar

Ich bitte um etwas mehr Ernsthaftigkeit beim Lesen meiner Beiträge!

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4. Kommentar von Wilhelm Entenmann gepostet am 03.12.2008 / 16:02 Uhr:
Apropopo Zeit, Deine Seite braucht (mal wieder) eeewig lang, bis sie endlich geladen ist - was aber nicht an meinem 6000er DSL liegen kann.
Alles, was länger als 5 Minuten des Nachdenkens bedarf, das lasse ich (inzwischen) liegen. Manchmal haben die BWL-Plattnasen auch ganz Tipps bereit.

Anmerkung des Webmasters: Danke für Deinen Kommentar

Für manche Dinge sollte man sich allerdings schon Zeit nehmen, darüber nachzudenken. Z.B. für wichtige Entscheidungen bzgl. Investition oder auch Desinvestition oder auch für private Bindungsentscheidungen

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5. Kommentar von Diane gepostet am 03.12.2008 / 23:31 Uhr:
Wie immer - bei mir auch im letzten moment und leider auch keine besinnliche Advents-Zeit sondern full action . . . für besinnlich ist ja noch viiieel Zeit im Alter
PSYCHOLOGIE HEUTE ÄLTERWERDEN
Liebe Gruesse *winke* Diane

Anmerkung des Webmasters: Danke für Deinen Kommentar

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