- Wie man eine umfangreiche Aufgabe erfolgreich zu Ende bringt -

Ausgehend von einem Kommentar zu einem Blogbeitrag, bei dem es um Schwierigkeiten beim Abschluss eines Studiums ging, möchte ich mich mit diesem Beitrag einmal gewissen Motivationsproblemen bei der Fertigstellung relativ umfassender Aufgaben widmen.

Komplexe Aufgaben wie etwa das Absolvieren eines Studiums oder die Fertigstellung eines sonstigen umfassenden Projekts sind eine besondere motivationale Herausforderung. Vor allem dann, wenn man bei der Strukturierung der Aufgabe mehr oder weniger auf sich allein gestellt ist und kaum regelmäßige Rückmeldungen von anderen bekommt. Ein weiteres Beispiel ist das Verfassen eines Buches (sei es nun ein Roman oder auch ein Fachbuch). Aber auch kleinere Projekte wie etwa ein Referat für ein Seminar können im Laufe der Bearbeitung motivationale Probleme verursachen.

Auch bei handwerklichen Aufgaben wie etwa dem Renovieren einer kompletten Wohnung kann so etwas passieren, wenngleich man bei solchen AUfgaben noch eher am Ergebnis sieht, wie viel man schon erreicht hat.

Die selbstgesteuerte Bewältigung solcher Aufgaben sind eine Frage von Selbstmanagement und Zeitmanagement.

Selbstmanagement hilft, die eigenen Ziele zu konkretisieren und die Bedingungen zu identifizieren, unter denen man besonders effektiv bzw. ineffektiv arbeitet.

Wichtig ist es, komplexe Ziele in Teilziele zu zerlegen. Das bewusste Erreichen dieser Teilziele bewirkt dann bereits für sich genommen eine wichtige Motivation. Für besonders schwierige Ziele und Teilziele kann es sinnvoll sein, sich zusätzlich mit bestimmten Erlebnissen und Aktivitäten zu belohnen.

Eine wichtige Rolle spielen auch die Situationsgestaltung und die Belohnung für bisher erreichte Teilziele. Zur Situationsgestaltung gehört meist vor allem das Eliminieren von ablenkenden Reizen (z.B. Internet, Fernsehen).

Ich glaube, ich muss den meisten nicht sagen, dass jegliche Ablenkungen meist tödlich für den Projektfortschritt sind. Da will man nur mal kurz ins E-Mail-Postfach oder bei Twitter und Facebook schauen, was es Neues gibt, und schon sind gleich wieder zwei Stunden verloren. Und das bisschen Arbeitsmotivation, die man vorher vielleicht noch hatte, ist dann auch weg.

Umgekehrt bewirken erste kleine Fortschritte bei der Bearbeitung einer Aufgabe, dass aus "ein bisschen" Motivation gleich mehr wird. Bis hin zu einem Flow-Erleben. Weitere Ausführungen zum Selbstmanagement.

Zeitmanagement-Techniken helfen dabei, verschiedene Ziele unter einen Hut zu bringen, Prioritäten zu setzen und unwichtige Dinge wegzulassen. Weitere Ausführungen zum Zeitmanagement.

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Aber was sind nun die besonderen Schwierigkeiten beim Abschließen eines Projekts?

Man hat bereits sehr viel Zeit und Energie hineingesteckt. Man hat dafür auf andere genussvolle Erlebnisse und Aktivitäten verzichtet. Es fehlt irgendwie die Bestätigung für die bisher erbrachte Leistung. Man fühlt sich irgendwie bäääh.

Man zweifelt an sich selbst und daran, ob die aktuelle Aufgabe überhaupt das Richtige für einen ist.

Eventuell ist man die Aufgaben ganz entspannt und ohne Plan angegangen, hat zwar irgendwo angefangen und immer mal wieder etwas gemacht, aber ein rundes Ganzes ist es dabei noch nicht geworden.

Die besonders schwierigen und als "unlösbar" eingestuften Teilaufgaben hat man vielleicht ganz nach hinten geschoben. Was durchaus sinnvoll ist, weil man über die Arbeit am Projekt auch weitere Kompetenzen erwirbt, um auch schwierige Aufgaben lösen zu können. Aber dieser Kompetenzzuwachs ist einem vielleicht gar nicht bewusst. Man traut sich dann nicht zu, diese Teilaufgaben mit einer entsprechenden Qualität zu bearbeiten.

Auch das bisher Erreichte wird häufig zu kritisch reflektiert. Allerdings so, dass man die eigene Arbeit selbst viel kritischer bewertet, als sie von anderen gesehen wird.

Dann gibt es dieses Schwanken beim Einschätzen des Zeitbedarfs zur Fertigstellung der Aufgabe. Während man den Zeitbedarf für einzelne Aufgaben meist recht gut einschätzen kann, ist es schwierig bis unmöglich, den Zeitbedarf für die Gesamtheit aller zu bewältigender Aufgaben zu kalkulieren. Viele kleine Aufgaben und mögliche Verzögerungen durch äußere Störungen vergisst man in seiner Zeitplanung.

Man denkt zunächst "ach, so viel hat man ja gar nicht mehr zu tun", lenkt sich daraufhin erst mal ab. Dann sieht man auf einmal, wie viel noch vor einem liegt und dass man die große Aufgabe angesichts vieler kleiner Zusatzaufgaben nicht so schnell fertiggestellt bekommt, wie ursprünglich gedacht.

Ablenkung und Bedürfnisbefriedigung sollte erfolgen und mit eingeplant werden, aber in einem gewissen Rahmen. Anderenfalls kann daraus ein kleiner Teufelskreis resultieren: Man erreicht gerade nichts, lenkt sich dann ab, verschwendet Zeit, hat aber auch ein schlechtes Gewissen, sich wirklich etwas zu gönnen. Man sitzt weiterhin an seiner Aufgabe, aber ohne wirklich etwas zu bewirken.

Besser ist es daher, klare Zeiten für Arbeit und Entspannung einzuplanen. Diese Entspannungsphasen werden auch dann eingelegt, wenn die Ziele nicht 100%ig erreicht worden sind.

Ein völliger Verzicht auf Lebensqualität zugunsten des Projekts ist letztenendes auch nicht zielführend. Es ist auch davon auszugehen, dass man keine 10 oder gar 12 Stunden am Tag die volle Leistung bringt. Wenigstens ein besser noch zwei Tage pro Woche sollten allein der Entspannung und der Bedürfnisbefriedigung dienen!

Je nach Art der Aufgabe muss man sich immer fragen, welchen Ansprüchen ein solches Produkt genügen soll. Nach dem Pareto-Prinzip erreicht man mit nur 20 % Einsatz bereits 80 % der angezielten Ergebnisse. 80 % seiner Arbeit wendet man im weiteren dazu auf, ein Produkt zu perfektionieren und 100 % zu erreichen.

Für manchen hängt vielleicht alles davon ab. Nur, wer in allen Fächern und der Abschlussarbeit eine sehr gute Note bekommt, hat im Anschluss ein bestimmtes Förderstipendium. (Wer das als schwierig erlebt und trotzdem dafür auf viele angenehme Dinge verzichet, sollte allerdings auch seine Lebensplanung insgesamt überdenken. Mit einer solchen Zielorientierung ist man nämlich auf dem besten Wege zum Burnout !)

Noten von 1.0 bis 2.0 sind notwendig, wenn man eine wissenschaftliche Karriere in dem jeweiligen Studienfach anstrebt.

Für viele Bereiche kommt es allerdings "nur" darauf an, den Abschluss in der Tasche zu haben. Wobei auch eine 3.0 noch eine akzeptable Note darstellt.

Es wirkt sich vermutlich nichts so nachhaltig negativ auf die Motivation aus wie eine hingeschmissene Arbeit, in die man schon sehr viel von seiner Lebenszeit investiert hat, bei der am Ende kein Ergebnis vorliegt und dafür dann auch keine Anerkennung zu erwarten ist. Es ist also besser, die Sache irgendwie zu einem einigermaßen befriedigenden Abschluss zu bringen.

Anschließend hat man auch wieder den Kopf frei und womöglich auch recht bald die Motivation zur Bearbeitung neuer komplexer Aufgaben

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Dr. Falk Richter - Beratung, Seminare, Coachings im Bereich Wirtschaftspsychologie

Eingeordnet in: Psychologisches / Zum Nachdenken

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Bisher 1 Kommentar

1. Kommentar von Psoggy gepostet am 31.10.2011 / 11:09 Uhr:
Hallo,

dieser Artikel ist wirklich sehr gut geschrieben. Selbstmanagement, Organisation...all das will gelernt sein. Ich selbst habe immer getrödelt, um kurz vor Deadline dann Gas zu geben.

Es gibt sogar eine "Regel" für dieses Phänomen, dessen Name mir leider entfallen ist...

Viele Grüße.

Sebastian

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